Siklus Hidup Pengembangan Sistem ERP

Fase 1 Perencanaan

• Mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek ERP, menentukan manajer proyek dan anggota tim lainnya
• Tugas tim proyek:
• Mendefinisikan masalah yang akan diselesaikan oleh sistem ERP dan menentukan ruang lingkup proyek secara lebih spesifik
• Mengevaluasi alternatif pendekatan pada ERP, dan biasanya berupa solusi kostumisasi, integrasi dan kombinasi paket yang akan digunakan
• Membuat jadwal dan anggaran proyek, dengan memperhatikan kelayakan dan melaporkan temuan kepada komite pengarah baik secara tertulis maupun lisan
  

Fase 2 Analisis

• Tim proyek membentuk kelompok kerja pada berbagai fungsi di organisasi utk mengumpulkan informasi dan mendefenisikan kebutuhan
• Tim proyek mengevaluasi vendor yang diperkirakan dapat memenuhi kebutuhan dan membuat rekomendasi kepada tim pengarah.
• Beberapa pendekatan khusus dapat dilakukan untuk mengevaluasi beberapa alat bantu pengembangan software
• Tim proyek memilih vendor dan melakukan evaluasi lebih terinci atas vendor yang terpilih
• Tanggung jawab utama tim proyek pada fase ini adalah mengidentifikasi inisiatif rekayasa ulang proses bisnis yang mungkin diperlukan, berdasarkan paket software yang dipilih dengan bekerja sama dengan fungsi terkait.
• Jumlah rekayasa proses bisnis yang harus dilakukan bergantung pada pendekatan ERP dan paket yang dipilih
• Memilih beberapa paket dan kombinasi beberapa alternatif paket yang tersedia dan disesuaikan dengan kebutuhan
• Idealnya pada fase ini akan dihasilkan sebuah Prototype sistem ERP di berbagai area untuk menyimulasikan dan menunjukkan integrasi antarmodul kepada user.
• Dilakukan evaluasi ulang atas alternatif yang pernah diajukan sebelumnya, sehingga didapatkan persetujuan dan verifikasi kelanjutan proyek
• Pada fase ini biasanya lebih singkat waktunya jika menggunakan pendekatan satu kesatuan paket dan lebih memakan waktu jika perusahaan memilih menggunakan pendekatan kustomisasi
  

Fase 3 Desain

• Fase disain dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor mana yang dipilih
• Tingkat disain tergantung pada pendekatan ERP yang dipilih
• Pada pendekatan kostumisasi, perancangan aplikasi, prototype dan database dilakukan sangat insentif
• Pendekatan prototype sangat bermanfaat dalam melengkapi identifikasi kebutuhan baik pendekatan kostumisasi, kesatuan paket ataupun kombinasi beberapa paket
• Melakukan disain hardware dan teknologi jaringan yg akan digunakan, termasuk didalamnya memilih arsitektur client-server, serta mempertimbangkan platform yang digunakan pada saat ini
• Pengguna akhir (end-user) harus mendapatkan pelatihan secara intensif atas paket-paket ERP
• Pada fase ini dimungkinkan untuk merekayasa ulang proses bisnis dalam tingkatan yang terinci dan perlunya dokumentasi yang baik
  

Fase 4 Implementasi

• Implementasi atau konstruksi terhadap sistem ERP disesuaikan dengan jenis proses bisnis yang pada masing-masing fungsi bisnis
• Pada pendekatan kombinasi paket, program dari beberapa vendor yang berbeda harus terintegrasi menjadi satu kesatuan sistem dengan menggunakan middleware
• Jadi pada intinya pada fase ini lebih fokus bagaimana cara mengintegrasikan paket-pekat yang ada pada sistem ERP
• Melakukan evaluasi dari implementasi yang sudah dilakukan serta melakukan verifikasi dan pengujian terhadap keseluruhan sistem
• Membuat rencana rool out sistem yang meliputi jadwal instalasi sistem diseluruh organisasi dengan pendekatan yang bisa digunakan, misalnya: pilot, parallel, dan cut-over
• Selama fase ini, semua rencana rekayasa ulang proses bisnis diterapkan, sehingga yang perlu dikaji selanjutnya adalah orang dan prosedur,
• Biasanya dengan adanya perubahan sistem dalam organisasi maka akan ada prosedur kerja baru yang harus disusun dan diterapkan
  

Fase 5 Dukungan Teknis

• Tujuan dari fase ini adalah untuk menjamin keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka panjang
• Dukungan teknis sangat diperlukan dalam transisi sistem yang berlangsung dalam organisasi
• Termasuk juga dalam fase ini adalah pemeliharaan sistem ERP, pemeliharaan bisa saja meliputi koreksi kesalahan yang ditenukan oleh user, sehingga dalam tahap analisis dan disain sebaiknya dapat meminimalkan kesalahan
• Jika terjadi kesalahan diharapkan adanya respon yang cepat dari konsultan yang berpengalaman untuk tetap menjaga kepercayaan user terhadap sistem
• Pemiliharaan bisa saja dilakukan secara adaptif dengan adanya upgrade versi paket atau modul atau kostumisasi akibat adanya penambahan kebutuhan
• Perlu adanya audit sistem yang dilakukan secara berperiodik, sehingga dapat menjaga kinerja sistem secara optimal